Com a constante evolução digital, a população e governos do mundo todo passaram a adotar medidas em relação ao modo como os dados pessoais dos cidadãos são tratados e armazenados.
Antes mesmo de ser aprovada, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) gerou preocupação em todos os setores que tratam e manipulam dados de diversos cidadãos. Mas e você que lida com recrutamento, deve se preocupar?
LGPD
A LGPD entrou em vigor em 2020 e é a primeira lei brasileira que regula o uso e o processamento de todos os dados pessoais, ou seja, informações sobre uma pessoa física identificada ou identificável. Ela é semelhante a GDPR (que abrange a União Europeia) e também inclui informações sobre afiliações religiosas e filosóficas.
Como se adequar
Ao estruturar seus processos de recrutamento, é muito importante se adequar aos novos cuidados trazidos pela LGPD, garantindo mais transparência para as pessoas candidatas e evitando eventuais sanções previstas pelas LGPD no futuro.
Isso porque: apesar de ao se candidatar a um processo seletivo, o talento compartilhar seus dados pessoais com a organização, essa pessoa ainda é a proprietária dessas informações e precisa saber como e para que seus dados serão usados.
1- Apenas dados essenciais
Seu novo formulário de inscrição deve ser sucinto e pedir apenas as informações pessoais essenciais para que essa pessoa candidata participe do seu processo seletivo: nome, e-mail e telefone para contato.
Outras informações podem ser solicitadas na contratação apenas para as pessoas aprovadas, dessa forma, você garante a privacidade e segurança de todos os talentos participantes e cumpre com o requisito de limitar o tratamento de dados ao mínimo necessário para suas finalidades . Afinal, para que saber o CPF de uma pessoa que foi reprovada ainda na triagem?
2- Tenha o consentimento ou então, o legítimo interesse para usar e armazenar esses dados
Ao final do formulário, é obrigatório que você informe com transparência como os dados dessa pessoa serão tratados e armazenados e que, também peça o consentimento dela para tais ações. Isso tudo pode constar na política de privacidade da sua empresa.
Assim, essa pessoa consegue saber o que será feito com os seus dados e se concorda ou não com isso.
3- Processos de recrutamento e seleção na política de segurança
É indispensável que o RH mapeie todo o cenário do fluxo de informações para entender como será feita a coleta dos dados informados durante o processo, quem terá acesso a eles, por quanto tempo eles ficarão armazenados, se irão para algum tipo de banco de talentos, e outros detalhes que garantirão o cumprimento da LGPD.
Depois dessa análise, essas informações devem ser incluídas na cultura organizacional e registradas nas políticas de recrutamento e na política de segurança. Também é interessante que a pessoa candidata tenha acesso a essas políticas no momento da inscrição, para se assegurar e se inteirar sobre a privacidade de seus dados pessoais.
4- Canal de comunicação com a pessoa proprietária dos dados
Mesmo após compartilhar seus dados pessoais, a pessoa titular tem o direito de alterar, revogar ou excluir suas informações do banco de dados da organização no momento em que acreditar ser necessário.
Por isso, é importante que a empresa tenha um canal de comunicação ou atendimento para atender a essa demanda do talento e que o deixe ciente das ações dessa exclusão, como por exemplo o cancelamento da participação dos processos seletivos que está concorrendo atualmente.
Consequências e punições
O não cumprimento das exigências impostas pela LGPD geram consequências e penalidades para as empresas.
As penalidades vão desde advertências até pagamentos iguais a 2% do faturamento (com o limite de R$50 milhões) e a ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) pode proibir que as empresas e órgãos públicos que violarem a LGPD mantenham qualquer atividade relacionada ao tratamento de dados pessoais.
Apesar de ser nova, a LGPD chegou com grandes mudanças e por isso, é fundamental que todos os departamentos responsáveis revisem seus processos contando com o apoio do departamento jurídico e mantenham a transparência com todas as pessoas candidatas envolvidas nos processos de recrutamento e seleção, contando como seus dados serão armazenados e utilizados.